Klienci wiele razy kończyli procesy przetargowe z przekonaniem, że nie udało się im zrealizować swoich celów – jakościowych czy kosztowych. Agencje natomiast przechodziły przez proces przetargowy z przekonaniem, że cele Klienta są niejasne, nie mówiąc o kosztownej długotrwałej procedurze. Co zatem nie działa w procesach przetargowych naszej branży? Słaba lub niewystarczająca komunikacja, ograniczona informacja, wieloetapowe zadania do wykonania, które wydłużają proces, generują koszty po obu stronach, a i tak nie gwarantują „trafienia” w oczekiwania? Czy naprawdę jako jedyna branża nie potrafimy realizować przetargów w sposób efektywny? To były główne pytania, który stanęły u podstaw całego Dialogu i naszych spotkań w grupie Digital. – mówi Tomasz Tomczyk, lider grupy Digital ze strony agencji, business expert & manager, prezes zarządu K2 w latach 2013-2019.
Sam fakt, że przy jednym stole usiedli do dialogu, nie negocjacji reprezentanci klientów i agencji wydaje mi się przełomowy. Ta wymiana doświadczeń zaowocowała przekonaniem, że procesy i praktyki w obszarze przetargów marketingowych można usystematyzować i opisać. Ścieranie się różnych aspektów, przełożyło się na konkretne rekomendacje, które powinny wpłynąć na poprawę wzajemnego zrozumienia, a co za tym idzie, efektywność samych procesów przetargowych. Taki był właśnie wspólny cel ekspertów pracujących w Dialogu. Pomimo reprezentowania wielu różnych sektorów rynku, typów organizacji czy stron procesu, udało się wypracować rozwiązania, które w moim odczuciu będą pomocne dla usprawnienia całego rynku. – komentuje Marcin Wocial, lider grupy Digital ze strony Klientów, kierownik ds. zakupów marketingowych i ogólnych P4.
Nigdy nie mamy pełnej wiedzy o drugiej stronie, jej potrzebach, ograniczeniach. W Dialogu pokonaliśmy poziom braku wiedzy i zaufania. Sądzę, że środowiska zakupów, marketingu i agencji wzajemnie zrozumiały swoje specyfiki, co znajduje odzwierciedlenie w Białej Księdze Digital. – dodaje Tomasz Tomczyk.
Biała Księga Digital zawiera rekomendowane modele przetargowe, gotowe wzory dokumentów i inne pomocne w codziennej pracy narzędzia, z których każda firma, niezależnie od wielkości, może czerpać wiedzę i inspirację, jak skutecznie zorganizować przetarg. Mamy przekonanie, że wypracowane standardy poprawią efektywność przetargów w obszarze Digital, ich szybkość, transparentność, koszty przeprowadzenia, nie osłabiając przy tym koncentracji na warunkach komercyjnych i jakości kupowanych usług. – uzupełnia Marcin Wocial.
Ta publikacja zamyka wieloetapowy, międzyśrodowiskowy projekt rozpoczęty w 2015 roku, wspierany przez 9 partnerskich organizacji i najbardziej doświadczonych praktyków naszej branży. W grupach roboczych Dialogu udział wzięło 36 ekspertów ze strony agencji i 42 ze strony klientów. W spotkaniach otwartych uczestniczyło ponad 220 profesjonalistów. To pokazuje skalę przedsięwzięcia i zaangażowanie całej branży, by szukać rozwiązań służących rozwojowi, innowacyjności i efektywności. Digital to ostatnia z publikacji i w 2021 przechodzimy do implementacji. Część rynku już pracuje wg modeli, praktyk opisanych w Białej Księdze, ale sporo pracy jeszcze przed nami – w tym sensie projekt nie jest zamknięty. Sam fakt, że Biała Księga w 10 obszernych publikacjach jest dzisiaj skończonym, gotowym zasobem wiedzy, daje możliwość jej szerokiego komunikowania i edukacji rynku. – mówi Paweł Tyszkiewicz, Dyrektor Zarządzający SAR.
PSML i SAR planują wspólnie projekty edukacyjne, których celem będzie upowszechnianie opracowanych materiałów. Wierzę, że jest tylko kwestią czasu, gdy rekomendacje Białej Księgi będą powszechnie stosowane. W jednych organizacjach pewnie nastąpi to wolniej, w innych szybciej, z korzyścią dla tych drugich, ponieważ stosowanie tych praktyk realnie zwiększa efektywność kosztową przetargów i jakość kupowanych usług. Mamy nadzieję, że wyzwania związane z pandemią, których obecnie doświadczamy, jedynie wzmocnią naszą determinację, by zmieniać i optymalizować nasze praktyki w kierunku bardziej skutecznych, tańszych, uwzględniających korzyści i skutki dla nas i całego otoczenia biznesowego. – komentuje Mariusz Gerałtowski, prezes Stowarzyszenia PSML – współorganizatora Dialogu Branżowego.
Biała Księga Digital wraz z załącznikami jest dostępna stronie https://dobryprzetarg.com.pl/biala-ksiega w zakładce 10 Digital.
Co to jest Biała Księga Branży Komunikacji Marketingowej?
Zbiór dobrych praktyk i narzędzi przetargowych, wypracowany przez Reklamodawców i Agencje w Dialogu Branżowym jako rekomendacje do wykorzystania w 9 kategoriach marketingowych: media, komunikacja digital i full service, PR, branding, eventy, incentive travel, produkcja filmów reklamowych oraz badania. Dotychczas opublikowane zostały następujące rozdziały Białej Księgi: rekomendacje ogólne, PR, event, incentive travel, full service, produkcja filmów reklamowych, badania, media i branding. W listopadzie dostępna będzie ostatnia publikacja Białej Księgi – Biała Księga Digital.
Co to jest Dialog Branżowy Reklamodawców i Agencji?
Inicjatywa branży komunikacji marketingowej, która w 2015 roku przy wsparciu 9 organizacji branżowych i udziale najbardziej doświadczonych praktyków i ekspertów rozpoczęła cykl spotkań i dyskusji o bolączkach sektora. W grupach roboczych Dialogu udział wzięło 36 ekspertów ze strony agencji oraz 42 ekspertów ze strony klientów z najbardziej reklamujących się branż: FMCG, farmaceutyki, bankowość, ubezpieczenia, media i rozrywka, telekomunikacja, transport. W spotkaniach otwartych uczestniczyło ponad 220 osób. Rezultatem ich spotkań, dyskusji i ustaleń jest Biała Księga Branży Komunikacji Marketingowej.
Projekt Dialog Branżowy wraz z Białą Księgą Branży Komunikacji Marketingowej:
- Uzyskał Patronat Honorowy Ministerstwa Rozwoju.
- Został wyróżniony i opublikowany w Raporcie Forum Odpowiedzialnego Biznesu „Odpowiedzialny biznes w Polsce 2017. Dobre praktyki” jako przykład dobrej praktyki CSR.
- Znalazł się w opracowaniu Ministerstwa Rozwoju i Inwestycji pt. „Organizacje branżowe a etyka biznesu. Jak organizacje branżowe mogą wyznaczać i egzekwować standardy etyczne. Przewodnik po dobrych praktykach.” jako przykład „Wypracowywania standardów postępowania w zakresie konkretnych wyzwań w branży na drodze dialogu” (publikacja przygotowana przez Grupę roboczą ds. etyki i standardów odpowiedzialnego prowadzenia biznesu, w ramach Zespołu ds. Zrównoważonego Rozwoju i Społecznej Odpowiedzialności Przedsiębiorstw, organu pomocniczego Ministra Inwestycji i Rozwoju).
- Dotyczy 3 obszarów społecznej odpowiedzialności biznesu, wg normy ISO 26000 dla CSR, tj. ładu organizacyjnego, praktyki z zakresu pracy i uczciwych praktyk operacyjnych.
Organizatorzy i partnerzy Dialogu Branżowego:
Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR, Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki i Zakupów PSML
Partnerzy:
Polski Klub Brandingu SAR, IAA Polska. Międzynarodowe Stowarzyszenie Reklamy, Związek Pracodawców Branży Internetowej IAB Polska, Związek Firm Public Relations ZFPR, OFBOR Organizacja Firm Badania Opinii i Rynku, Klub Agencji Eventowych SAR, Klub Producentów Reklamowych SAR, Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel SOIT, Stowarzyszenie Branży Eventowej SBE, Konfederacja Lewiatan, AMS.
