Polityka zgodności z prawem konkurencji Związku Pracodawców Branży Internetowej Interactive Advertising Bureau (dalej jako: „IAB Polska” lub „Związek”)
Wstęp
Związek Pracodawców Branży Internetowej Interactive Advertising Bureau Polska jest dobrowolną, samorządną i trwałą organizacją w rozumieniu ustawy z dnia 23 maja 1991 roku o organizacjach pracodawców (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1809), zrzeszającą kilkaset najważniejszych firm polskiego rynku internetowego, w tym największe portale internetowe, sieci reklamowe, domy mediowe i agencje interaktywne. Jego głównym celem jest szeroko pojęta edukacja rynku w zakresie wykorzystania Internetu jako skutecznego narzędzia prowadzenia biznesu i promocji. IAB Polska propaguje skuteczne rozwiązania e-marketingowe, tworzy, prezentuje i wdraża standardy jakościowe. Ponadto w ramach swojej działalności IAB Polska przygotowuje raporty i badania rynku online, m.in. Raport Strategiczny, czy AdEx, którego wyniki są bazą analiz wydatków reklamowych. IAB Polska jest organizatorem konferencji (m.in. Forum IAB, IAB HowTo), konkursów branżowych (IAB MIXX Awards), a także warsztatów i szkoleń (Akademia DIMAQ). Jednym z flagowych projektów IAB Polska jest DIMAQ – międzynarodowy standard kwalifikacji e-marketingowych.
IAB istnieje na polskim rynku interaktywnym, technologicznym i reklamowym od 2000 roku. Od 2007 roku działa jako Związek Pracodawców Branży Internetowej IAB Polska. Związek jest częścią struktur światowych organizacji IAB oraz członkiem IAB Europe, Związku Stowarzyszeń Rada Reklamy, Krajowej Izby Gospodarczej oraz Business Centre Club.
W swoich działaniach IAB Polska kieruje się w pierwszej kolejności poszanowaniem zasad ochrony konkurencji. W związku z tym od lat zachęca przedsiębiorców do uczciwego oraz rzetelnego współzawodnictwa rynkowego opartego o zasady wolności i równości szans. Wszelka aktywność Związku, niezależnie od tego, jakiego obszaru dotyka, prowadzona jest przy dołożeniu najwyższej staranności w przedmiocie zachowania zgodności z normami prawa konkurencji. Także od członków Związku wymaga się bezwzględnego respektowania regulacji prawnych w tym zakresie. Związek wyraża nadzieję, że dzięki stosowaniu się do przyjętych niniejszą „Polityką Zgodności” zasad uniknie on jakichkolwiek naruszeń prawa konkurencji, dzięki czemu postrzegany będzie jako podmiot odpowiedzialny i wiarygodny.
Jako tzw. organizacja branżowa skupiająca przedsiębiorców w istotnej części będących konkurentami rynkowymi, Związek ze swojej istoty narażony jest na występowanie w jego działalności swoistych ryzyk z punktu widzenia regulacji antymonopolowych. Dzięki zlecanym audytom oraz ciągłej dbałości o poziom świadomości prawnej swoich członków i pracowników, Związek w sposób aktywny przyczynia się do minimalizacji tych ryzyk oraz do zapobiegania wystąpieniu naruszeń zgodności w jakiejkolwiek formie.
Narzędziem, które ma wspomóc Związek w tego rodzaju działaniach jest m.in. niniejsza Polityka Zgodności opracowana we współpracy z kancelarią prawną Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy Sp. j. pełniącą dla Związku obowiązki „Oficera ds. Zgodności” – stanowi ona centralny punkt wdrożonego w Związku systemu zarządzania zgodnością (Compliance Management System). Dokument ten pełni jednocześnie rolę przewodnika i instrukcji dla wszystkich osób zaangażowanych w bieżące funkcjonowanie i prace Związku.
Zawarte w nim reguły postępowania sformułowane zostały w sposób czytelny i jednoznaczny. Jego celem jest bowiem skuteczne wyeliminowanie wszelkich towarzyszących działalności Związku ryzyk prawnych, zarówno poprzez wskazanie działań, których Związek ani jego pracownicy czy członkowie podejmować nie mogą, jak również poprzez określenie optymalnych standardów zachowania, których przestrzeganie wymagane jest od członków i pracowników Związku.
Niniejsza Polityka Zgodności przyjęta została przez Zarząd Związku w dniu 1.01.2025, a jej treść dostępna jest na oficjalnej stronie internetowej Związku: iab.org.pl. Postanowienia Polityki Zgodności nie naruszają postanowień przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
Rozdział I
ZASADY PROWADZENIA PRZEZ ZWIĄZEK DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ W ZGODZIE Z SYSTEMEM ZARZĄDZANIA ZGODNOŚCIĄ
1. Działalność Związku
Działalność Związku podejmowana i prowadzona jest na podstawie i w granicach obowiązującego prawa, a jej zakres wynika z przyjętych przez Związek aktów wewnętrznych, takich jak m.in. Statut Związku.
Zgodnie z postanowieniem Rozdziału II pkt 2 Statutu Związku jego działalność obejmuje:
- organizowanie szkoleń i seminariów;
- przyznawanie nagród branżowych;
- współpracę z mediami;
- wydawanie certyfikatów jakości i certyfikatów potwierdzających wiedzę, umiejętności i kompetencje;
- samodzielne organizowanie badań polskiej społeczności internetowej i współpracę w tym zakresie z firmami badawczymi,
- tworzenie i utrzymywanie w Internecie witryn poświęconych tematyce Internetu.
Dla skuteczniejszej realizacji statutowych celów, Związek podejmuje współpracę z organizacjami na szczeblu międzynarodowym oraz krajowym. Związek jest częścią struktur światowych organizacji IAB, a także członkiem IAB Europe oraz IAB TechLab. Ponadto IAB Polska jest członkiem Związku Stowarzyszeń Rada Reklamy, Krajowej Izby Gospodarczej oraz Business Centre Club i Rady Przedsiębiorców przy Rzeczniku Małych i Średnich Przedsiębiorców.
Statut Związku wyróżnia 3 rodzaje członkostwa:
- Członkiem Zarządzającym może być pracodawca działający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, reprezentujący branżę internetową, którego działalność przed przystąpieniem do Związku była zgodna z zasadami przyjętymi przez Związek oraz który przed przystąpieniem do Związku przekazywał dane do badania AdEx lub innego badania wydatków na reklamę prowadzonego przez Związek;
- Członkiem Branżowym może być pracodawca reprezentujący branżę internetową, działający zarówno na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jak i poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
- Członkiem Stowarzyszonym może być pracodawca niedziałający w branży internetowej, który jest reklamodawcą korzystającym z interaktywnych narzędzi reklamowych.
Członkowie IAB Polska mają możliwość aktywnego udziału w Grupach Roboczych, które zajmują się kluczowymi kwestiami w zakresie reklamy internetowej. W ramach Związku działa szereg Grup Roboczych pracujących nad inicjatywami z wybranych obszarów marketingu online. Aktualna lista dostępna jest na stronie internetowej IAB Polska.
Poza Grupami Roboczymi w IAB Polska funkcjonują również wymienione poniżej Grupy/Zespoły Zadaniowe, które mają na celu realizację konkretnych zadań związanych z działalnością IAB Polska. Aktualna lista tych Grup/Zespołów Zadaniowych dostępna jest na stronie internetowej IAB Polska.
Z uwagi na fakt, że wyżej wskazane pola aktywności obejmować mogą szeroki wachlarz zagadnień, natomiast celem wdrożenia systemu zarządzania zgodnością jest w możliwie najwyższym stopniu zapewnienie transparentności działań Związku, która pozwala podmiotom trzecim i organom antymonopolowym weryfikować przestrzeganie przez nie założeń przyjętej Polityki Zgodności, Związek corocznie publikuje „Informację o planowanych działaniach i aktywności Związku” („Informacja”), z której w sposób możliwie precyzyjny wynika jakie zagadnienia problemowe stanowić będą w nadchodzącym roku obszar szczególnego zainteresowania i prac Związku. Informacja publikowana jest na oficjalnej stronie internetowej Związku. W Informacji można stosownie do okoliczności zawrzeć także inne dane niż przedstawione wyżej, np. zasygnalizować planowane konferencje lub szkolenia albo też powiadomić o udziale przedstawicieli Związku w wydarzeniach organizowanych przez inne podmioty. Informacja nie może zakładać prowadzenia przez Związek prac w obszarze „Działalności Zakazanej”.
Przez Działalność Zakazaną rozumieć należy działalność mogącą w jakikolwiek sprzeczny z prawem sposób wpływać na zachowania rynkowe członków Związku, w tym podejmowane przez nich decyzje, prowadzoną politykę czy nawiązywane relacje handlowe. Jako przykłady Działalności Zakazanej wskazać można m.in.:
- ustalanie cen bądź innych warunków sprzedaży (zakupu) towarów;
- ustalanie poziomu produkcji lub zbytu;
- ustalanie stosowanej technologii produkcji;
- ustalanie zakresu prowadzonych inwestycji;
- ustalanie warunków kontraktowania z innymi uczestnikami rynku;
- dzielenie rynku;
- próby ograniczania innym podmiotom dostępu do rynku;
- próby eliminowania innych podmiotów z rynku;
- dokonywanie zmów przetargowych;
- wymienianie lub ujawnianie informacji wrażliwych.
Wszystkie decyzje w przedmiocie kierunków działania Związku, w tym uchwały organów Związku bądź polecenia osób odpowiedzialnych za działalność poszczególnych Grup Roboczych oraz Grup/Zespołów Zadaniowych podlegają ocenie pod kątem zgodności z prawem konkurencji. W razie podjęcia przez którąkolwiek osobę zaangażowaną w prace Związku wątpliwości co do zgodności z prawem konkurencji bądź niniejszą Polityką Zgodności działań Związku, wskazane jest ich zasygnalizowanie określonym w dalszych punktach niniejszej Polityki Zgodności osobom. Celem zapewnienia skutecznej realizacji powyższego uprawnienia projekty uchwał poszczególnych organów przesyłane są w formie mailowej do wszystkich członków tych organów, tj. osób dysponujących prawem głosu w przedmiocie ich przyjęcia bądź odrzucenia, z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem (chyba że ze Statutu IAB wynika inny termin). Osoby te mają wówczas możliwość wcześniejszego zapoznania się z treścią decyzji, które mogą zapaść na nadchodzącym spotkaniu. Jeżeli jednak ze względu na specyfikę danego zagadnienia prawdopodobnej treści uchwały nie da się ustalić z wyprzedzeniem, informacja mailowa w tym zakresie może ograniczać się do wskazania problematyki, której uchwała będzie dotyczyć. Informacja może zawierać podanie przyczyny braku możliwości wcześniejszego opracowania projektu uchwały.
2. Struktura organizacyjna Związku
Efektywne funkcjonowanie systemu zarządzania zgodnością wymaga dostosowania jego struktury do struktury podmiotu, w ramach którego zostaje on wdrożony. Wskazanie osób odpowiedzialnych za prawidłowe pełnienie przez Politykę Zgodności swojej roli w Związku wymaga więc przedstawienia w pierwszej kolejności jego wewnętrznej budowy.
W świetle Statutu IAB Polska władzami Związku są:
- Zarząd;
- Rada Nadzorcza.
Poza władzami Związku istotną rolę w strukturze organizacyjnej Związku odgrywają:
- Grupy Robocze;
- Grupy/Zespoły Zadaniowe.
2.1. Zarząd
Zarząd Związku składa się z 2 do 7 członków wybieranych w głosowaniu tajnym przez Radę Nadzorczą na okres 24 miesięcy. Zarząd reprezentuje Związek w relacjach z osobami trzecimi, kieruje jego bieżącymi pracami, a także opracowuje projekty planów działania Związku. Zarząd wskazuje także osoby odpowiedzialne za nadzorowanie procesu wykonywania wskazanych założeń oraz terminy, w których poszczególne projekty powinny zostać zakończone.
Zarząd jest organem odpowiedzialnym za egzekwowanie wymogów Polityki Zgodności. W szczególności Zarząd monitoruje realizację obowiązków z niej wynikających, a także odbiera sygnały o nieprzestrzeganiu jej postanowień. Jest również organem uprawnionym do rozpatrywania skarg na działania Związku sprzeczne z Polityką Zgodności lub zawierających zarzuty naruszenia prawa konkurencji.
Obowiązki Zarządu związane z nadzorowaniem systemu zarządzania zgodnością niewymagające podjęcia uchwały wykonuje wskazany przez Zarząd Członek Zarządu („Przedstawiciel”). W razie utraty statusu Członka Zarządu przez Przedstawiciela, jego obowiązki przejmuje inny Członek Zarządu. W przypadku niedokonania wyboru Przedstawiciela funkcję tę pełni Prezes Zarządu.
Na pierwszym posiedzeniu Zarządu w każdym roku kalendarzowym Przedstawiciel prezentuje Zarządowi sprawozdanie z wykonania Polityki Zgodności. Zarząd może zlecić jego sporządzenie i przedstawienie Compliance Officerowi. Sprawozdanie obejmuje informacje o:
- zidentyfikowanych przypadkach naruszenia Polityki Zgodności i zastosowanych w związku z nimi środkach dyscyplinarnych;
- zgłoszonych przez członków Związku, jego pracowników bądź podmioty trzecie zastrzeżeniach lub wątpliwościach co do zgodności podejmowanych lub planowanych inicjatyw Związku z prawem konkurencji;
- wywiązywaniu się przez poszczególne osoby z nałożonych na nie przez niniejszą Politykę obowiązków;
- przeprowadzonych szkoleniach z zakresu prawa konkurencji;
- opiniach sporządzonych na zlecenie Związku przez Compliance Officera w sprawach z zakresu prawa konkurencji;
- propozycjach zmian Polityki Zgodności celem jej udoskonalenia.
Jeżeli w ramach prowadzonych kontroli Zarząd stwierdzi, iż Polityka Zgodności nie była respektowana, przysługuje mu prawo do zastosowania wobec osoby odpowiedzialnej następujących środków dyscyplinarnych:
- zobowiązanie do odbycia dodatkowego szkolenia lub kursu;
- ustne upomnienie;
- pisemna nagana;
- nieprzyznanie nagrody (dotyczy wyłącznie pracowników);
- degradacja (dotyczy wyłącznie pracowników).
Niezależnie od stosowania przedstawionych wyżej środków dyscyplinarnych, w razie naruszenia postanowień niniejszej Polityki Zgodności lub przepisów prawa ochrony konkurencji, Związek uprawniony jest do podejmowania wszelkich innych działań, do których upoważniają go postanowienia Statutu oraz KP.
2.2. Rada Nadzorcza
Rada Nadzorcza jest organem odpowiedzialnym za czuwanie nad zgodnością działalności Zarządu Związku z prawem oraz przyjętym przez Związek Statutem. Rada Nadzorcza nadzoruje także sposób wydatkowania środków finansowych Związku. Ponadto Rada Nadzorcza decyduje o kierunkach rozwoju Związku oraz zatwierdza plany działania Zarządu.
W skład Rady Nadzorczej wchodzą przedstawiciele Członków Zarządzających, którzy w pełni opłacili składki członkowskie należne za dany okres składkowy.
Posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się w oparciu o przygotowaną uprzednio Agendę, która stanowi listę poruszanych w ramach danego spotkania tematów i zagadnień. Projekt agendy przesyła się drogą mailową członkom Rady Nadzorczej uprawnionym do głosowania w ramach posiedzenia Rady Nadzorczej z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Jeżeli do Agendy wniesione zostały uwagi, które spowodowały konieczność jej zmiany, w tym poprzez dodanie lub skreślenie wybranych punktów, informację w tym przedmiocie wraz z przyczyną dokonanej zmiany również przesyła się członkom Rady Nadzorczej uprawnionym do głosowania. Uwagi powinny zostać zgłoszone w formie mailowej.
Jeżeli przesłanie informacji o dokonanych zmianach nie jest możliwe lub celowe z uwagi na ilość czasu pozostałą do posiedzenia, informacja o wprowadzonych zmianach może zostać podana już w ramach realizacji Agendy. W każdym wypadku powinna ona poprzedzać przystąpienie do omówienia jakichkolwiek zagadnień merytorycznych, a uczestnikom spotkania należy umożliwić wypowiedzenie się. Agenda powinna czynić zadość następującym wymogom:
- określać miejsce spotkania;
- określać godzinę rozpoczęcia i planowaną godzinę zakończenia spotkania;
- zawierać punkt przewidujący sporządzenie listy obecności wszystkich uczestniczących w posiedzeniu osób wraz z informacją o charakterze, w jakim występują (członek, pracownik, gość, itp.);
- zawierać punkt przewidujący pouczenie o funkcjonowaniu w ramach Związku systemu zarządzania zgodnością i obowiązku poszanowania przez uczestników spotkania norm prawa konkurencji oraz przyjętej Polityki Zgodności;
- zawierać punkt przewidujący podanie – przed rozpoczęciem właściwej (merytorycznej) części spotkania – informacji o zgłoszeniu przez osoby uprawnione, uwag do Agendy (lub ich braku);
- Agenda nie powinna przewidywać punktu pozwalającego na podnoszenie w ramach spotkania zagadnień merytorycznych niewyszczególnionych w Agendzie (np. „Pozostałe kwestie”, „Wolne wnioski”).
W posiedzeniach Rady Nadzorczej bierze udział Compliance Officer. Compliance Officer może również protokołować posiedzenie.
2.3. Grupy Robocze
Członkowie Związku mają prawo uczestniczyć w pracach Grup Roboczych IAB Polska. Grupy Robocze to zespoły osób odpowiadające za merytoryczną pracę Związku w poszczególnych obszarach. Celem prac Grup Roboczych może być w szczególności:
- opracowanie schematów najlepszych rynkowych standardów;
- opracowanie wyników badań i case studies;
- przygotowywanie projektów raportów rynkowych;
- podejmowanie działań edukacyjnych, do których należą m.in. przygotowanie opracowań wyjaśniających idee poszczególnych działów marketingu interaktywnego;
- przygotowywanie projektów stanowisk w sprawach związanych z procesem legislacyjnym oraz projektów stanowisk związanych z ogłaszanymi przez władze publiczne konsultacjami społecznymi;
- opracowywanie założeń i organizowanie w ramach Związku konferencji, szkoleń, warsztatów oraz innych spotkań.
Z uwagi na fakt, że w ramach Grup Roboczych wypracowywane mogą być nowe strategie lub założenia, ich praca nieodłącznie wiąże się z pewnym ryzykiem wystąpienia braku zgodności z prawem konkurencji. Z tego względu, w ramach każdej Grupy Roboczej działa osoba („Kontrolujący”), do której obowiązków należy dokonywanie wstępnej analizy, czy dane zagadnienie nie generuje ryzyka poruszenia niedozwolonego tematu. Kontrolującym jest każdoczesny Szef danej Grupy Roboczej lub osoba przez niego wskazana.
Posiedzenia Grup Roboczych odbywają się w oparciu o przygotowaną uprzednio Agendę, która stanowi listę poruszanych w ramach danego spotkania tematów i zagadnień. Projekt agendy przesyła się drogą mailową członkom Grup Roboczych z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem. Jeżeli do Agendy wniesione zostały uwagi, które spowodowały konieczność jej zmiany, w tym poprzez dodanie lub skreślenie wybranych punktów, informację w tym przedmiocie pozostałym członkom Grupy Roboczej. Uwagi powinny zostać zgłoszone w formie mailowej.
Jeżeli przesłanie informacji o dokonanych zmianach nie jest możliwe lub celowe z uwagi na ilość czasu pozostałą do posiedzenia, informacja o wprowadzonych zmianach może zostać podana już w ramach realizacji Agendy. W każdym wypadku powinna ona poprzedzać przystąpienie do omówienia jakichkolwiek zagadnień merytorycznych, a uczestnikom spotkania należy umożliwić wypowiedzenie się. Agenda powinna czynić zadość następującym wymogom:
- określać miejsce spotkania;
- określać godzinę rozpoczęcia i planowaną godzinę zakończenia spotkania;
- zawierać punkt przewidujący sporządzenie listy obecności wszystkich uczestniczących w posiedzeniu osób;
- zawierać punkt przewidujący pouczenie o funkcjonowaniu w ramach Związku systemu zarządzania zgodnością i obowiązku poszanowania przez uczestników spotkania norm prawa konkurencji oraz przyjętej Polityki Zgodności;
- zawierać punkt przewidujący podanie – przed rozpoczęciem właściwej (merytorycznej) części spotkania – informacji o zgłoszeniu przez osoby uprawnione, uwag do Agendy (lub ich braku).
2.4. Grupy/Zespoły Zadaniowe
Grupy/Zespoły Zadaniowe mają na celu realizację konkretnych zadań związanych z działalnością IAB Polska. Zasady dotyczące posiedzeń Grup Roboczych (zob. pkt 2.3. powyżej) w odniesieniu do reguł związanych z funkcją Kontrolującego oraz wymogów przygotowywania Agendy stosuje się odpowiednio do Grup/Zespołów Zadaniowych.
3. Spotkania
W ramach żadnych spotkań nie jest dozwolone poruszanie lub nawiązywanie do tematów wchodzących w zakres Działalności Zakazanej. Poniżej wskazano wprost przykładowe tematy wiążące się z Działalnością Zakazaną, tj. tematy, które w żadnych okolicznościach nie mogą stanowić przedmiotu dyskusji członków, pracowników lub innych osób zaangażowanych w prace Związku – zarówno na forum wewnętrznym, jak i w kontaktach z podmiotami trzecimi („Tematy Niedozwolone”). Dodatkowo, mając świadomość, że w praktyce nie jest możliwe wyczerpujące wskazanie wszystkich zagadnień, których poruszanie generuje nieakceptowalny poziom ryzyka braku zgodności (a nawet obawę stwierdzenia naruszenia prawa konkurencji), w niniejszej Polityce Zgodności przedstawiony został schemat dokonania przez zaangażowane w prace Związku osoby samodzielnej oceny dopuszczalności poddania określonego zagadnienia pod dyskusję – przez pryzmat zgodności z prawem konkurencji i założeniami wdrożonego w Związku systemu.
Do Tematów Niedozwolonych zaliczyć należy w szczególności:
- stosowane ceny (mechanizm ich ustalania bądź zmian, możliwe upusty/rabaty lub zasady ich przyznawania/naliczania, przeciętny margines zysku);
- ponoszone koszty działalności;
- realizowane lub planowane inwestycje;
- szczegółowe rozwiązania technologiczne lub organizacyjne (knowhow);
- doświadczane problemy techniczne lub organizacyjne;
- strategie rynkowe (reklamy, promocje, rozwój);
- udział w przetargach;
- stan zatrudnienia;
- problemy lub zmiany kadrowe, w tym polityka płacowa;
- tożsamość kontrahentów (w tym ich rzetelność i stopień zadowolenia ze współpracy);
- uwzględniane przyczyny odmowy kontraktowania.
Tematem Niedozwolonym jest także każde inne zagadnienie, które w ocenie osób związanych niniejszą Polityką Zgodności uznać należy za wypełniające przesłankę generowania nieakceptowalnie wysokiego poziomu ryzyka braku zgodności (a nawet za bezpośrednie naruszenie prawa konkurencji).
Co do zasady, przez możliwość wpływu na zachowania rynkowe pozostałych uczestników spotkania rozumieć należy możliwość wystąpienia bezpośredniego skutku m.in. w postaci zmiany (bądź zaniechania zmiany wcześniej planowanej) polityki cenowej, oferty produktowej, strategii rynkowej (reklama, promocje), wejścia bądź wstrzymania się z wejściem na nowy rynek, wdrożenia bądź zaniechania wdrożenia nowych rozwiązań, podjęcia, niepodjęcia lub zaprzestania współpracy z określonym podmiotem.
Jeżeli w drodze przeprowadzonej samodzielnie analizy dany uczestnik spotkania dojdzie do wniosku, że określony temat/zagadnienie w jego ocenie nie stanowi Tematu Niedozwolonego, ale mimo to nadal będzie miał w tym względzie jakiekolwiek wątpliwości, powinien zwrócić się o pomoc do Przedstawiciela, Kontrolującego lub Compliance Officera.
Każdy członek, pracownik lub inna osoba zaangażowana w prace Związku ma obowiązek wyrażenia jednoznacznego sprzeciwu w razie poruszenia przez któregokolwiek uczestnika spotkania, w którym osoba ta bierze udział, dowolnego z wyżej wymienionych Tematów Niedozwolonych, w tym uznanych za takie na podstawie samodzielnie dokonanej oceny. Jeżeli pozostali uczestnicy spotkania nie chcą zaniechać rozmowy w danym temacie osoba obowiązana do przestrzegania niniejszej Polityki Zgodności powinna niezwłocznie opuścić spotkanie wskazując jako przyczynę konieczność zastosowania się do wiążących ją zasad systemu zarządzania zgodnością.
W świetle niniejszej Polityki Zgodności nie jest dozwolone nawet bierne uczestnictwo w spotkaniu, w którym porusza się Tematy Niedozwolone.
Mając na uwadze naturę i sens funkcjonowania Związku, wyjaśnić należy, że Tematy Niedozwolone powinny być zasadniczo rozumiane jako zagadnienia i informacje dotyczące poszczególnych członków Związku jako uczestników rynku. Powyższe postanowienia Polityki Zgodności co do zasady nie sprzeciwiają się więc prowadzeniu dyskusji w przedmiocie dotykających całej branży ogólnych problemów bądź powszechnych okoliczności, które ze swojej istoty mogą przekładać się na sytuację poszczególnych członków Związku.
3.1. Spotkania wewnętrzne
Spotkania wewnętrzne podzielić można na następujące kategorie:
- spotkania w ramach struktur Związku;
- spotkania w związku z wykonywaniem obowiązków wynikających z podziału zadań w Związku, ale odbywające się poza daną strukturą Związku;
- pozostałe spotkania (np. okolicznościowe, towarzyszące, przypadkowe).
► Do spotkań w ramach struktur Związku zaliczyć należy spotkania Rady Nadzorczej, poszczególnych Grup Roboczych oraz Grup/Zespołów Zadaniowych. Ze wszystkich spotkań tego rodzaju sporządza się protokół lub notatkę (w wersji pisemnej lub dokumentowej). Protokół sporządzony w wersji pisemnej powinien być podpisany przez osobę przewodniczącą danemu spotkaniu lub protokolant (jeżeli jest wybrany).
Spotkania w ramach struktur Związku zawsze odbywają się na podstawie Agendy sporządzonej z zachowaniem wymogów opisanych w punkcie dotyczącym struktury organizacyjnej Związku. Podczas spotkań poruszane są kwestie wprost wskazane w Agendzie.
W trakcie spotkania odbywanego w ramach struktur Związku:
- niezbędne jest sporządzenie listy obecności;
- sporządzany jest protokół lub notatka;
- Compliance Officer, Przedstawiciel, Kontrolujący oraz/lub przewodniczący danego spotkania mają szczególny obowiązek czuwać nad przestrzeganiem niniejszej Polityki Zgodności, w szczególności, w razie poruszenia przez uczestnika Tematu Niedozwolonego, stanowczo przerywają dyskusję;
- w razie uznania przez uczestnika spotkania, że w jego trakcie dochodzi do naruszania niniejszej Polityki Zgodności lub prawa konkurencji, ma on obowiązek zgłoszenia sprzeciwu, a także – w szczególności, w razie kontynuowania naruszeń – opuszczenia miejsca spotkania (o sprzeciwie bądź opuszczeniu spotkania wraz z podaniem przyczyny zamieszcza się wzmiankę w protokole).
Po zakończeniu spotkania osoba przewodnicząca danemu spotkaniu lub protokolant przesyła wszystkim jego uczestnikom protokół lub notatkę. W terminie tygodnia od dnia otrzymania tego projektu, każdy uczestnik ma prawo zgłosić do niego uwagi lub zastrzeżenia. Ostateczną wersję protokołu przesyła się wszystkim uczestnikom spotkania. Jeżeli nie zgłoszono żadnych uwag do protokołu nie przesyła się ostatecznej wersji protokołu.
Załączniki do protokołu stanowią wszelkie dokumenty i materiały przedstawiane, prezentowane, omawiane i sporządzane w ramach danego spotkania. W szczególności, obejmują one:
- Agendę;
- sporządzoną w trakcie spotkania listę obecności;
- kopie raportów, memorandów, pism od podmiotów trzecich skierowanych do Związku, prezentacje, opinie, projekty itp.
► Do spotkań pozostających w związku z wykonywaniem obowiązków wynikających z podziału zadań w IAB Polska, ale odbywających się poza daną strukturą Związku zaliczyć można sytuacje, w których osoby zaangażowane w bieżące prace Związku spotykają się w celu wykonywania prac bądź zadań zleconych przez Związek w założeniu w węższym gronie niż jego poszczególne gremia (np. spotkanie kilku członków danej Grupy Roboczej odpowiedzialnych za opracowanie odrębnego zagadnienia).
Ze spotkania tego rodzaju jego uczestnicy powinni sporządzić krótką notatkę obejmującą następujące informacje:
- czas i miejsce spotkania;
- uczestnicy spotkania;
- przyczyna odbycia spotkania;
- skrótowy opis poruszonych zagadnień.
► Pozostałe spotkania, w których biorą udział członkowie, pracownicy i inne osoby zaangażowane w prace Związku, obejmują spotkania planowane oraz nieplanowane, takie jak między innymi: spotkania towarzyszące posiedzeniom gremiów Związku (lunche, kolacje), spotkania okolicznościowe, w tym w gronie osób zaproszonych (organizowane przez Związek lub inne podmioty gale, targi lub konkursy), spotkania z osobami niebędącymi członkami Związku.
Spotkania tego rodzaju nie są protokołowane, a ich przebieg jest dynamiczny. Ich uczestnicy powinni więc zachować szczególną ostrożność podczas wszelkich dyskusji i wymiany poglądów przestrzegając zasad wyrażonych w niniejszej Polityce Zgodności. Biorąc pod uwagę, że w spotkaniach tych uczestniczyć mogą także osoby o niższym poziomie świadomości norm prawa konkurencji wskazane jest informowanie przez członków Związku swoich rozmówców o funkcjonowaniu w ramach Związku systemu zarządzania zgodnością i wyłączania się z rozmowy, której tematyka dotyka zagadnień wrażliwych.
W ramach spotkań tej kategorii należy wstrzymać się od prowadzenia merytorycznych prac nad zagadnieniami, którymi Związek zajmuje się w ramach swoich bieżących zadań. Nie stoi to na przeszkodzie informowaniu osób zaproszonych o zakresie działalności Związku i podjętych przez nie do tej pory inicjatywach, planowanych czynnościach lub kampaniach albo zasadach jego funkcjonowania, czy wiążących się z uczestnictwem w nim korzyściach.
Jeżeli Związek pełni rolę gospodarza danego spotkania, konieczne jest wyznaczenie wśród jego członków osoby odpowiedzialnej za podjęcie interwencji w razie ewentualnego zagrożenia wystąpieniem zdarzenia generującego ryzyko braku zgodności z prawem konkurencji. Wskazane jest zapewnienie w spotkaniu udziału osób trzecich, niereprezentujących konkurentów rynkowych. O ile jest to możliwe, Związek powinien także udostępnić uczestnikom niniejszą Politykę Zgodności.
Uczestnicy spotkań tego rodzaju powinni w swoich rozmowach ograniczyć się do tematów neutralnych z punktu widzenia prawa konkurencji.
3.2. Spotkania z wykorzystaniem systemów porozumiewania się na odległość
W ramach spotkania w formie telekonferencji lub wideokonferencji jego uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania takich samych zasad postępowania jak te, które dotyczą spotkań w formie tradycyjnej. Dotyczy to również ewentualnego etapu przygotowania spotkania (np. opracowania Agendy).
Spotkanie w ramach struktur Związku przeprowadzane w formie telekonferencji lub wideokonferencji musi odpowiadać następującym warunkom:
- gospodarzem spotkania jest IAB Polska;
- żaden uczestnik niebędący pracownikiem IAB Polska nie ma technicznej możliwości wykluczenia ze spotkania innego uczestnika lub ograniczenia jego możliwości swobodnego wypowiadania się;
- pracownik IAB Polska nie korzysta z posiadanej możliwości wykluczenia uczestnika ze spotkania lub ograniczenia jego możliwości wypowiadania się;
- jeżeli warunki techniczne znacząco utrudniają możliwość prowadzenia dyskusji (wypowiedzi są niezrozumiałe, zagłuszane, lub występuje opóźnienie), głosu poszczególnym uczestnikom spotkania udziela pracownik IAB Polska;
- o ile jest to możliwe, każdy uczestnik spotkania korzysta z jednoczesnego przesyłu dźwięku i obrazu;
- w trakcie telekonferencji lub wideokonferencji uczestnicy spotkania powinni przebywać w miejscach, do których nie mają dostępu osoby nieuprawnione do udziału w spotkaniu.
Rozdział II
DOKUMENTACJA FUNKCJONOWANIA SYSTEMU ZARZĄDZANIA ZGODNOŚCIĄ I ROLA OFICERA DS. ZGODNOŚCI
1. Prowadzenie dokumentacji
Prowadzenie dokumentacji systemu zarządzania zgodnością w sposób należyty ma kluczowe znaczenie dla efektywnego pełnienia przez ów system swojej roli.
Działalność Związku powinna być prowadzona w sposób umożliwiający odtworzenie przebiegu jego prac. Jednym z wymogów niezbędnych do realizacji tego założenia jest należyte dokumentowanie podejmowanych przez członków i pracowników Związku, ew. inne osoby zaangażowane w jego prace, inicjatyw, aktywności i prac. W stosownych miejscach niniejszej Polityki Zgodności wskazuje się na potrzebę sporządzania protokołów, notatek oraz umów, które wraz z publikowaną przez Związek na oficjalnej stronie internetowej Informacją stanowi dokumentację funkcjonowania systemu zarządzania zgodnością w Związku („Dokumentacja”).
Oryginały wskazanych wyżej dokumentów (w odniesieniu do protokołów, notatek i umów) oraz stosowne wydruki/kopie (w pozostałych przypadkach) należy przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej (w przypadku dokumentów podpisanych w takiej formie) w warunkach zapewniających ich zachowanie w siedzibie Związku przez okres co najmniej 5 lat. Dokumentacja służy za dowód faktycznego zakresu działalności Związku i udostępniona może być przedstawicielom organów państwowych w toku przeprowadzanej kontroli lub w razie zaistnienia innej stosownej potrzeby.
Compliance Officer posiada prawo wglądu w Dokumentację w każdym czasie w celu kontroli należytego wykonywania przez Związek nałożonych na nie niniejszą Polityką Zgodności obowiązków. Związek może wystąpić do Compliance Officera o analizę Dokumentacji w zakresie, w jakim jej treść wzbudziła wśród jego członków lub pracowników jakiekolwiek wątpliwości.
Każdy członek i pracownik Związku ma prawo zwrócić się za jego pośrednictwem do Compliance Officera o wyjaśnienie wątpliwości związanych ze stosowaniem niniejszej Polityki Zgodności albo z wykładnią przepisów prawa konkurencji lub praktyką organów antymonopolowych. Pomimo działań mających na celu podniesienie kompetencji osób zaangażowanych w pracę Związku do samodzielnej oceny zgodności możliwe jest bowiem wystąpienie w praktyce sytuacji niejednoznacznych. W szczególności członkowie i pracownicy Związku mogą zwrócić się do Compliance Officera z prośbą o:
- ocenę prawidłowości sporządzonych przez nich projektów Agend, protokołów, notatek itp.;
- ocenę prawidłowości projektów uchwał, stanowisk lub innych decyzji bądź formułowanych przez Związek komunikatów;
- ocenę prawidłowości funkcjonującej w Związku praktyki;
- ocenę możliwości omawiania na forum Związku określonego tematu;
- ocenę możliwości zwrócenia się przez Związek do podmiotu trzeciego o opinię lub szkolenie w określonym temacie;
- ocenę przez pryzmat prawa konkurencji ryzyka podjęcia przez Związek określonej inicjatywy;
- pomoc w związku ze zidentyfikowanym naruszeniem Polityki Zgodności lub prawa konkurencji w tym m.in. ze stosowaniem środków dyscyplinarnych.
Compliance Officer jest uprawniony do inicjowania wewnętrznych postępowań mających na celu zidentyfikowanie potencjalnych naruszeń Polityki Zgodności lub prawa konkurencji. Osoby zaangażowane w prace Związku powinny zwrócić się z informacją o dostrzeżonym naruszeniu bądź możliwości naruszenia bezpośrednio do Compliance Officera niezależnie od obowiązku powiadomienia o tym fakcie Przedstawiciela. Jeżeli dana osoba z obawy o potencjalne konsekwencje nie chce powiadomić o naruszeniu Przedstawiciela, ma ona obowiązek przekazać wszystkie informacje Compliance Officerowi, który zobowiązany jest do zachowania jej tożsamości w tajemnicy. Związek stoi na stanowisku, że potrzeba ustalenia osoby odpowiedzialnej za potencjalne naruszenie, jakkolwiek istotna, musi ustąpić przed nadrzędną wartością w postaci identyfikacji naruszenia i przeciwdziałania jego skutkom. Powyższe nie stoi w sprzeczności z obowiązkiem udzielenia organom antymonopolowym wszelkiej możliwej pomocy w ustaleniu stanu faktycznego, w ramach którego doszło do naruszenia.
Szkolenie towarzyszące wdrożeniu niniejszej Polityki Zgodności przeprowadzone dla organu Związku pełniącego naczelną rolę w ramach egzekwowania wdrożonego systemu zarządzania zgodnością – Zarządu – obejmowało wszystkie podstawowe zagadnienia prawa konkurencji, w szczególności podstawy normatywne prawa konkurencji, aksjologię prawa konkurencji, szczególne znaczenie jego norm dla tzw. organizacji branżowych, skutki jego naruszenia i związane z tym postępowanie organu antymonopolowego.
Na wniosek Zarządu Compliance Officer przeprowadza szkolenie dla części lub wszystkich członków i/lub pracowników Związku ze wskazanej przez Zarząd problematyki prawa konkurencji. Zarząd może także zwrócić się do Compliance Officera o zaproponowanie tematyki szkolenia. Ze szkolenia sporządza się skrócony protokół obejmujący informację o miejscu, dacie, godzinie i tematyce szkolenia, a także załączniki w postaci kopii materiałów prezentowanych w jego trakcie oraz listy obecności.
2. Postępowanie w razie wykrycia potencjalnego naruszenia prawa konkurencji
Postępowanie w razie wykrycia potencjalnego naruszenia prawa konkurencji przebiega wedle ściśle określonych niniejszym punktem reguł.
Związek za cel nadrzędny stawia sobie prowadzenie działalności w zgodzie z prawem konkurencji. Niestety, nawet przy wdrożonym rygorystycznym systemie zarządzania zgodnością mogą pojawić się sytuacje, w których zapewnienie całkowitej zgodności okazuje się niemożliwe. W szczególności mogą to być przypadki nieświadomego ujawnienia wrażliwych informacji albo działanie w błędzie co do rzeczywistej treści dokonywanego uzgodnienia. Z uwagi na fakt, że prawo konkurencji sankcjonuje zawieranie także porozumień, które nie mają na celu ograniczenia konkurencji, ale ostatecznie skutek tego rodzaju wywołują, do naruszenia może dojść także w związku z brakiem możliwości przewidzenia rzeczywistego skutku, jaki określone uzgodnienie wywrze na danym rynku właściwym.
Mając powyższe na uwadze, z daleko idącej ostrożności, wskazanym wydaje się uregulowanie zasad postępowania osób zaangażowanych w prace Związku oraz Compliance Officera w sytuacji wykrycia co najmniej potencjalnego naruszenia prawa konkurencji przez Związek. Analogiczne reguły powinny znaleźć zastosowanie do sytuacji, w której ustalono, że naruszenia dopuścili się wybrani członkowie, pracownicy lub w inny sposób zaangażowane w prace Związku osoby. Należy kategorycznie podkreślić, że w żadnym razie przypadków naruszenia prawa konkurencji nie należy bagatelizować, ignorować ani ukrywać. Wszelkie tego rodzaju zachowania Związek uznaje za godzące w panujące w nim standardy i wartości. Tego rodzaju działania traktowane będą jako wymierzone w interes Związku i sprzeczne z niniejszą Polityką Zgodności, a przez to uzasadniające pociągnięcie do odpowiedzialności dyscyplinarnej.
Związek niniejszym deklaruje wolę i gotowość do pełnej współpracy z organami antymonopolowymi w ramach wszelkich postępowań administracyjnych zmierzających do ustalenia faktu naruszenia prawa, osób za to odpowiedzialnych oraz przywrócenia stanu zgodnego z prawem.
Uzyskawszy informację o dokonanym naruszeniu Compliance Officer niezwłocznie opracowuje strategię działania, w ramach której przydziela poszczególnym osobom zaangażowanym w prace Związku stosowne zadania do wykonania, a także uprawniony jest do żądania złożenia przez nich dodatkowych wyjaśnień.
Compliance Officer odpowiedzialny jest za pomoc w postępowaniu przed organem antymonopolowym, w szczególności poprzez udzielenie stosownego wsparcia merytorycznego.
Zakończenie
W niniejszej Polityce Zgodności wielokrotnie akcentowano potrzebę prowadzenia działalności Związku w sposób zapewniający transparentność podejmowanych przez niego działań. Jednym z wymogów zapewnienia tej transparentności niezaprzeczalnie jest publiczny charakter przyjętych na siebie przez Związek zobowiązań. Umożliwia on bowiem podmiotom trzecim wgląd w panujące w Związku procedury, zasady postępowania i wartości, jakimi Związek kieruje się w swojej działalności. Z tego właśnie względu niniejsza Polityka Zgodności, stanowiąca fundament systemu zarządzania zgodnością z prawem konkurencji wdrożonego w Związku, jest ogólnodostępna dla wszystkich członków Związku.
Funkcjonujący w Związku system zarządzania zgodnością stanowi zbiór mechanizmów, reguł i narzędzi, których celem jest zapewnienie skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa konkurencji w jakikolwiek sposób i w jakiejkolwiek formie. Związek ma nadzieję, że niniejsza Polityka Zgodności, a także organizowane szkolenia istotnie przyczynią się do zwiększenia świadomości norm prawa konkurencji wśród wszystkich osób zaangażowanych w jego działalność statutową. Związek niniejszym zachęca wszystkich członków, pracowników i inne osoby zaangażowane w jego prace do jak najczęstszego sięgania do niniejszej Polityki Zgodności w celu utrwalania dobrych praktyk w zakresie wykonywania na rzecz Związku swoich obowiązków lub korzystania z przysługujących uprawnień.
Cykliczne sprawozdania w przedmiocie realizacji założeń systemu zarzadzania zgodnością, dostrzeżonych naruszeń, wątpliwości bądź propozycji zmian pozwalają na stałe udoskonalanie wprowadzonych w Związku reguł i wypracowywanie coraz doskonalszych warunków do prowadzenia jego działalności statutowej. Szkolenia oraz stały kontakt z Oficerem ds. Zgodności zapewniają z kolei wysoki poziom kompetencji merytorycznych po stronie osób zaangażowanych w prace Związku, umożliwiający m.in. dokonywanie samodzielnej oceny ryzyka wiążącego się z podjęciem określonego tematu lub dokonaniem określonego działania. Dostęp do pomocy ze strony Oficera ds. Zgodności, jako profesjonalnego doradcy, jest istotny także w przypadku sytuacji o szczególnej zawiłości, wymagających wiedzy specjalistycznej, w tym znajomości orzecznictwa i literatury przedmiotu.
Związek wyraża przekonanie, że system zarządzania zgodnością przewidziany niniejszą Polityką Zgodności i przestrzegany przy dochowaniu najwyższej staranności skutecznie wyeliminuje ryzyko wystąpienia jakichkolwiek naruszeń prawa konkurencji w związku z prowadzoną przez IAB Polska działalnością.